PHÒNG HÀNH CHÍNH - TỔNG HỢP

CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ PHÒNG HÀNH CHÍNH - TỔNG HỢP

- Đầu mối, gắn kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trong trường để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; trực tiếp truyền đạt các quyết định, chỉ thị, thông báo của Ban Giám hiệu đến các đơn vị và cá nhân trong toàn trường.

- Phối hợp với các đơn vị chức năng quản lý, theo dõi, đôn đốc, việc thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác và kết quả thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị trong Trường.
      - Tập hợp và phân loại các tài liệu, thư từ, yêu cầu, đề nghị của các đơn vị, cá nhân trong, ngoài trường và chuyển đến địa chỉ cần thiết để đề xuất ý kiến giải quyết trình Ban Giám hiệu

          - Đầu mối tổng hợp, xây dựng các báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất theo sự chỉ đạo của Ban Giám hiệu

- Tổng hợp và xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của Trường.

- Tổ chức soạn thảo các văn bản quy trình, quy phạm của Trường thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.

- Tiếp nhận, phân loại, vào sổ văn bản đi, đến, sao chụp, làm thủ tục chuyển giao văn bản đến Lãnh đạo, các đơn vị và cá nhân trong Trường theo sự chỉ đạo của Ban Giám hiệu.

- Tiếp nhận, giao dịch thư điện tử, fax và điện thoại liên hệ công tác theo sự chỉ đạo của Ban giám hiệu

- Lập lịch công tác hàng tuần, lịch trực ban, lịch trực ngày nghỉ Lễ, tết...Thông báo đến tận các đơn vị theo dõi và đôn đốc việc thực hiện.

- Tổng hợp ghi biên bản, thông báo nội dung cuộc họp khi được Ban Giám hiệu giao

- Quản lý các con dấu của Trường; đóng dấu văn bản, giấy tờ theo đúng quy định về thể thức và thủ tục hành chính;

- Quản lý và tổ chức công tác lưu trữ các văn bản, tài liệu theo đúng quy định hiện hành.

- Mua sắm văn phòng phẩm, vật tư, thiết bị và làm công tác thủ kho theo sự chỉ đạo của Ban Giám hiệu.

- Tiếp nhận, xử lý, bảo quản và lưu trữ tài liệu, hồ sơ theo sự chỉ đạo của Ban Giám hiệu

- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ giảng viên và người lao động được cử đi công tác  

- Ký xác nhận giấy đi đường cho khách từ các cơ quan ngoài đến công tác và lưu trú tại Trường.
          - Tổ chức, quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong Trường.

- Tổ chức việc lễ tân và tiếp khách của Lãnh đạo Trường.

- Đón tiếp khách trong và ngoài nước đến Trường công tác, sắp xếp hướng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc.

- Phối hợp với các đơn vị liên quan trong Trường để đảm bảo các điều kiện cần thiết cho việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và sự kiện của Trường.

- Quản lý tài sản được giao, đảm bảo điều kiện làm việc, phương tiên đi lại phục vụ hoạt động và công tác của Ban Giám hiệu.

- Thực hiện các công việc hiếu, hỷ . . . theo quy định của Trường.

 - Điều hành kế hoạch hoạt động xe ô tô, đảm bảo đưa đón lãnh đạo đi công tác đúng giờ, đúng kế hoạch theo lộ trình được giao.

- Quản lý, phục vụ nhà khách, phòng họp, phòng Ban Giám hiệu, Phòng tiếp khách Ban Giám hiệu, và phòng nghỉ giữa giờ của Giảng viên.

          - Thực hiện công tác an ninh trật tự trong trường, bảo vệ tốt  tài sản của nhà trường; Trông giữ xe an toàn, thuận lợi cho người gửi xe....

- Quản lý trang Web của trường.