1. Chức năng

Văn phòng có chức năng tham mưu giúp Hiệu trưởng trong công tác tổng hợp, hành chính, pháp chế; y tế học đường; công tác truyền thông, quản lý hạ tầng thiết bị Công nghệ thông tin; công tác văn thư lưu trữ, cấp phát thư báo; lễ tân, phục vụ; điều phối xe đi công tác của lãnh đạo Trường. Là đơn vị đầu mối thông tin, liên lạc giữa lãnh đạo Trường với các đơn vị, cá nhân trong và ngoài Trường.

2. Nhiệm vụ

2.1. Công tác kế hoạch tổng hợp 

(1) Đầu mối theo dõi, thống kê, việc thực hiện kế hoạch chiến lược; nhiệm vụ trọng tâm, kế hoạch công tác trong từng năm trên tất cả các mảng công tác của Trường; giúp Hiệu trưởng đôn đốc các đơn vị thực hiện các nhiệm vụ được giao; tham mưu giúp Hiệu trưởng chỉ đạo triển khai thực hiện đúng tiến độ kế hoạch chiến lược; 

(2) Theo dõi, tổng hợp và đôn đốc việc thực hiện kế hoạch công tác hàng tháng của các đơn vị để báo cáo Hiệu trưởng; tham mưu giúp Hiệu trưởng chỉ đạo triển khai thực hiện đúng tiến độ kế hoạch công tác tháng; 

(3) Tham mưu giúp Hiệu trưởng tổ chức các hội nghị giao ban hàng tháng; hội nghị sơ kết 6 tháng, tổng kết năm và Hội nghị viên chức, người lao động hàng năm của Nhà trường; 

(4) Đầu mối thực hiện công tác báo cáo, giải trình của Nhà trường đối với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền; 

(5) Theo dõi, tổng hợp và đôn đốc việc thực hiện kế hoạch thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; 

(6) Đầu mối tổ chức lấy ý kiến VC, NLĐ đối với các dự thảo quy chế của Nhà trường (đối với các văn bản quản lý nội bộ khác thì đơn vị dự thảo sẽ tổ chức lấy ý kiến góp ý). 

(7) Tham mưu xây dựng lịch làm việc của lãnh đạo Trường. 

2.2. Công tác hành chính - văn phòng 

(1) Thường trực, xử lý công việc hành chính giúp Ban Giám hiệu, Hội đồng trường; 

(2) Thường trực, xử lý công tác văn phòng của: Đảng ủy, giúp việc cho Đảng ủy trường trong việc triển khai thực hiện các hoạt động theo điều lệ, chương trình, kế hoạch công tác; 

(3) Thư ký giúp việc trực tiếp cho Hiệu trưởng.

(4) Quản lý và phục vụ tại các phòng họp, phòng nghỉ giữa giờ của giảng viên, điều phối xe ô tô phục vụ công tác của lãnh đạo Trường; 

(5) Đón tiếp khách và phục vụ lễ tân, tiếp khách trong nước; Vận hành, phục vụ nhà khách, hội trường của Trường theo kế hoạch chung phục vụ hoạt động của Nhà trường; 

(6) Chịu trách nhiệm chính trong công tác tổ chức sự kiện và các hội nghị, lễ kỷ niệm cấp Trường; phối hợp với các đơn vị tổ chức Lễ khai giảng, Lễ tốt nghiệp theo phân công của Hiệu trưởng. 

(7) Quản lý phòng truyền thống; chủ trì và phối hợp các đơn vị tổ chức phục vụ các hoạt động của phòng truyền thống theo kế hoạch đã được Hiệu trưởng phê duyệt; phối hợp các đơn vị trong trường để bổ sung dữ liệu và tư liệu của phòng truyền thống. 

2.3. Công tác văn thư, lưu trữ và bảo vệ bí mật nhà nước 

(1) Thực hiện công tác văn thư, quản lý và sử dụng con dấu; 

(2) Thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.

(3) Thực hiện công tác quản lý hoạt động lưu trữ của Nhà trường; tổ chức lưu trữ tài liệu theo quy chế cộng tác văn thư lưu trữ hiện hành của Trường và phù hợp với quy định của pháp luật; Số hóa toàn bộ hồ sơ thuộc diện lưu trữ của Trường và quản lý, phục vụ công tác khai thác sử dụng của Trưởng; lưu trữ dữ liệu số của Nhà trường. 

2.4. Công tác truyền thông

(1) Phụ trách nội dung trang web của Trường; Fanpage của Trường, 

(2) Chủ trì bản tin nội bộ hàng tuần/tháng/chuyên đề của Trường; 

(3) Chịu trách nhiệm phát ngôn của Nhà trường đối với các nội dung được Hiệu trưởng giao; 

2.5.Công tác pháp chế 

(1) Thẩm định, rà soát, kiểm tra tính pháp lý của các văn bản quy phạm nội bộ trước khi ban hành; thẩm định, rà soát, kiểm tra văn bản, hệ thống hóa văn bản quy phạm nội bộ trong trường.

(2) Tư vấn, góp ý các đơn vị, cá nhân về các vấn đề pháp lý liên quan đến hợp đồng, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận...trước khi trình Hiệu trưởng, Hội đồng trường hoặc trình cấp có thẩm quyền xem xét; 

(3) Chủ trì hoặc tham gia với các đơn vị liên quan tổ chức phổ biến, giáo dục pháp luật; phổ biến các văn bản quy phạm nội bộ của Trường cho cán bộ, giảng viên, sinh viên và học viên trong trường.

(4) Chủ trì công tác góp ý của Nhà trường cho dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan nhà nước gửi xin ý kiến; kiến nghị với cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc sửa đổi, bổ sung văn bản quy phạm pháp luật.

(5) Đại diện cho Nhà trường trong các vụ việc pháp lý khi được Hiệu trưởng ủy quyền. 

(6) Tham mưu giúp Hiệu trưởng trong việc tổ chức thực hiện Quy chế dân chủ ở cơ sở trong phạm vi trách nhiệm của Hiệu trưởng; 

(7) Giám sát các đơn vị, cá nhân trong việc thực hiện Quy chế dân chủ ở cơ sở; 

(8) Thường trực Ban chỉ đạo Quy chế dân chủ ở cơ sở. 

(9) Thực hiện việc tiếp công dân, giải quyết các khiếu nại tố cáo thuộc phạm vi quản lý của Nhà trường theo quy định của pháp luật. 

2.6. Công tác y tế học đường 

Thực hiện nhiệm vụ y tế học đường theo quy định của Thông tư số 33/2021/TT- BYT ngày 31/12/2021 của Bộ Y tế, Quy định về công tác y tế trường học trong cơ sở giáo dục đại học và cơ sở giáo dục nghề nghiệp. 

Tham mưu tổ chức công tác y tế học đường; phối hợp với cơ quan bảo hiểm cấp, phát thẻ BHYT, đầu mối phối hợp với cơ sở y tế có thẩm quyền tổ chức khám sức khỏe cho HSSV theo quy định; chăm sóc sức khỏe ban đầu cho HSSV, tổ chức tuyên truyền công tác y tế học đường, vệ sinh môi trường, phòng chống dịch bệnh. Tham mưu đề xuất với Hiệu trưởng những trường hợp HSSV không đủ tiêu chuẩn sức khỏe để học tập.

2.7. Công nghệ thông tin

* Quản lý hệ thống máy tính và mạng 

(1) Quản lý vận hành Phòng máy chủ, bao gồm: Các máy chủ, các thiết bị chuyển mạng trung tâm, thiết bị lưu điện dự phòng, máy lạnh tại phòng máy chủ; 

(2) Quản lý, sửa chữa máy tính, máy in, thiết bị công nghệ thông tin của toàn trường; cài đặt các phần mềm ứng dụng trên các các máy tính tại các đơn vị.

(3) Quản lý xây dựng và vận hành hệ thống mạng liên tục 24/24 giờ hàng ngày, bao gồm: Mạng Internet, các thiết bị chuyển mạng, thiết bị phát sóng wifi... tại các giảng đường, hội trường, phòng họp, khu ký túc xá và các tòa nhà làm việc trong Trường; 

(4) Phối hợp hỗ trợ các đơn vị trong Trường khi có nhu cầu sử dụng hệ thống mạng cho truyền tải dữ liệu camera giám sát; họp trực tuyến các sự kiện trong Trường; 

(5) Đảm bảo an ninh mạng, xử lý các sự cố an ninh mạng. 

* Quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu và phần mềm xử lý dữ liệu 

(1) Phối hợp với các đơn vị chức năng xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu tập trung cho các hoạt động đào tạo, nghiên cứu và quản trị Nhà trường; đảm bảo tính bảo mật và tính chia sẻ dữ liệu giữa các đơn vị trong Trường.

(2) Phối hợp với các đơn vị chức năng triển khai các phần mềm quản lý, xử lý dữ liệu cho hệ thống cơ sở dữ liệu nêu trên.

(3) Quản lý hệ thống tài khoản tập trung của VC, NLĐ và người học khi sử dụng các phần mềm quản lý dữ liệu của Trường. Hỗ trợ hướng dẫn VC, NLĐ và người học sử dụng phần mềm; 

(4) Quản lý tên miền tbu.edu.vn và các tên miền con; triển khai xây dựng và vận hành kỹ thuật website của Nhà trường, website giảng dạy e-learning và website của các đơn vị; 

(5) Sao lưu dữ liệu định kỳ, đảm bảo tính an toàn của dữ liệu trong trường hợp xảy ra sự cố phần cứng máy tính, sự cố cháy nổ, sự có an ninh mạng. 

(6) Tham mưu xây dựng định hướng chiến lược phát triển CNTT và chuyển đổi số của Trường; quy chế, quy định, quy trình nghiệp vụ liên quan và thực hiện chức năng giám sát các hoạt động CNTT, ứng dụng CNTT tại Trường;